Rozliczanie projektu

Rozliczając dotacje unijne potwierdzasz, że otrzymane środki wykorzystujesz zgodnie z założeniami projektu i obowiązującymi przepisami. Od przebiegu rozliczenia projektu zależy nie tylko zachowanie przyznanego dofinansowania, ale również możliwość ubiegania się o kolejne środki w przyszłości.

Z jakiego systemu będziesz korzystać?

Zarówno rozliczając projekt, jak i komunikując się z nami, jesteś zobligowany do wykorzystywania aplikacji CST2021, do której dostaniesz dostęp po zawarciu umowy o dofinansowanie. Za pomocą tego systemu, a konkretniej modułu SL2021 Projekty, możesz przesyłać między innymi: wnioski o płatność i harmonogramy płatności, bieżące informacje o zamówieniach publicznych, wnioski o zmiany w projekcie, dokumenty potwierdzające kwalifikowalność oraz inne dokumenty związane z realizacją projektu.

Pamiętaj jednak, że przekazanie nam dokumentów drogą elektroniczną nie zwalnia Cię z obowiązku przechowywania ich oryginałów do udostępnienia podczas kontroli.

Wnioski o płatność

Aby otrzymać dofinansowanie w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej, musisz każdorazowo złożyć wniosek o płatność. Na różnych etapach rozliczania projektu, będziesz wypełniać różne rodzajów wniosków.

Składając wniosek o płatność, możesz łączyć funkcje wniosku – tym samym masz do wyboru następujące możliwości:

1. wnioski bez wydatków:
2. sprawozdawczy,
3. zaliczkowy,
4. wnioski finansowe:
5. rozliczający zaliczkę,
6. refundacyjny,
7. końcowy.

1. Wniosek sprawozdawczy

Po zawarciu umowy w ciągu 3 miesięcy masz obowiązek złożyć wniosek o płatność, co najmniej z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu. Każdy kolejny wniosek zawierający informacje w zakresie postępów realizacji projektu należy składać w odstępach do 3 miesięcy, przez cały okres realizacji projektu.

2. Wniosek zaliczkowy

Jeśli nie posiadasz wystarczających środków własnych na realizację projektu, możesz ubiegać się o wypłatę zaliczki. W umowie o dofinansowanie znajdziesz informację o maksymalnym poziomie zaliczki (najczęściej do wartości 80% przyznanego dofinansowania). Zaliczkę możesz otrzymać w jednej lub kilku transzach, jednak wypłata każdej kolejnej będzie możliwa po rozliczeniu zaliczki już otrzymanej. Warto więc zapewnić dodatkową kwotę środków własnych na pokrycie ewentualnych opłat bankowych lub innych nieprzewidzianych wydatków. Z podpisanej umowy o dofinansowanie dowiesz się, ile dni masz na wydatkowanie zaliczki (zwykle do 60 dni kalendarzowych).

3. Wniosek rozliczający zaliczkę

Umowa określa również czas na rozliczenia zaliczki, przy czym najczęściej jest to 60 dni kalendarzowych od wypłaty środków (oraz dodatkowe 14 dni na czynności techniczne związane z kompletowaniem dokumentacji i złożeniem wniosku o płatność w systemie). Jeżeli spóźnisz się ze złożeniem wniosku rozliczającego zaliczkę, będziemy musieli naliczyć Ci odsetki za cały okres od wypłaty środków do momentu złożenia wniosku.

Rozliczenia zaliczki możesz dokonać składając wniosek na łączną wartość dofinansowania odpowiadającą rozliczanej kwocie zaliczki z uwzględnieniem zwrotu jej niewykorzystanej części. Jeżeli nie wykorzystasz całej zaliczki i chcesz zwrócić ją do nas, skorzystaj z numeru rachunku wskazanego w piśmie informującym o wypłacie zaliczki.

4. Wniosek refundacyjny

Jeżeli zdecydujesz się zrezygnować z wnioskowania o zaliczkę i ponosisz wydatki ze środków własnych, możesz złożyć wniosek refundacyjny. Wypełnienie wniosku finansowego jest uzależnione od budżetu projektu, w którym został określony sposób jego rozliczenia:

1. podstawowy sposób rozliczania projektów – koszty bezpośrednie

Dla tego typu projektu we wniosku o płatność wykazujesz dokumenty księgowe oraz załączasz wszystkie niezbędne załączniki (faktury, opisy do faktur, przelewy, umowy, protokoły odbiorów, dokumenty OT, itp.)

2. uproszczona metoda rozliczania projektów – kwoty ryczałtowe

Dla tego typu projektu we wniosku o płatność wykazujesz zrealizowane zadania, potwierdzając ich zakończenie poprzez osiągnięcie wskaźnika przypisanego do danego zadania. Aby potwierdzić osiągnięcie wskaźników, prześlij nam dokumentację wskazaną we wniosku o dofinansowanie.

Niezależnie od budżetu projektu, wniosek o płatność składasz bez załączników. W zależności od sposobu rozliczania projektu i charakteru wydatków, to my wskażemy Ci w korespondencji, jakie dokumenty będziemy weryfikować.

5. Wniosek końcowy

Taki wniosek refundacyjny składasz tylko raz. W umowie o dofinansowanie znajdziesz informację, w jakim terminie należy go złożyć, przy czym najczęściej jest to 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu.

Harmonogram płatności

Pamiętaj, że zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie jesteś zobowiązany do aktualizacji harmonogramu w trakcie realizacji projektu. Składając wniosek o płatność, sprawdź czy na pewno jest on zgodny z zatwierdzonym harmonogramem (czy składasz wniosek w tym samym miesiącu oraz kwartale co w harmonogramie, a także czy kwoty są tożsame). Jeśli nie, prześlij nam zaktualizowany harmonogram.

Konto bankowe i dokumentacja księgowa

Od momentu podpisania umowy wydatki na realizację projektu możesz ponosić wyłącznie z wyodrębnionego rachunku płatniczego określonego w umowie. Jeśli planujesz zmienić rachunek płatniczy, niezwłocznie poinformuj nas o nowym numerze konta. Zmiana rachunku płatniczego wymaga zmiany umowy w formie aneksu.

Na potrzeby realizacji projektu zobowiązujesz się również do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków poniesionych podczas realizacji projektu w sposób przejrzysty, czyli tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji gospodarczych związanych z projektem (o ile wniosek nie jest rozliczany jedynie metodami uproszczonymi). Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować niekwalifikowalnością wydatków.

Dokumentację księgową w ramach ewidencji wydatków projektu należy opisywać tak, aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentacji musi zawierać co najmniej: numer projektu; kwotę kwalifikowalną w podziale na zadania, których dotyczy wydatek; informację o finansowaniu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027 (nie dotyczy jeżeli wniosek rozliczany jest jedynie metodami uproszczonymi).

Opisy dokonywane są na oryginałach dowodów księgowych. W przypadku braku dostatecznej ilości miejsca lub ze względu na obszerność opisu może być on kontynuowany na załączniku trwale związanym z oryginałem dokumentu, przy czym w opisie należy zapewnić odpowiednie powiązanie załącznika z opisywanym oryginałem dowodu księgowego (o ile wniosek nie jest rozliczany jedynie metodami uproszczonymi).

Co zrobić, by dokonać zmian w projekcie?

Dopuszczalny zakres zmian określony jest w umowie o dofinansowanie. Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z jego realizacją, między innymi:

• zmiany formy prawnej,
• zmiany numeru rachunku bankowego,
• wydłużenie okresu realizacji projektu,
• dokonania przesunięć między kategoriami wydatków kwalifikowalnych,
• wskaźników realizacji projektu (ale tylko jeśli nie wpłynie to na cel projektu, a wartość tych wskaźników nie była czynnikiem decydującym o uzyskaniu punktów na etapie oceny wniosku).

Niektóre zmiany w projekcie wymagają nie tylko zgody naszego Centrum, ale także sporządzenia aneksu do umowy. Szczegółowy zakres zmian, które wymagają aneksowania, jest zawsze określony w umowie o dofinansowanie.

Metody uproszczone –ważne informacje

Jeżeli rozliczasz projekt w oparciu o kwoty ryczałtowe to wypłata dofinansowania nastąpi po osiągnięciu wskaźnika dla kwoty ryczałtowej przypisanego we wniosku o dofinansowanie. Twoim obowiązkiem jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej osiągnięcie rezultatów, wykonanie produktów i zrealizowanie działań zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Jeśli nie zrealizujesz w pełni wskaźników produktu lub rezultatu objętych kwotą ryczałtową, dana kwota będzie uznana za niekwalifikowalną.

Jeżeli w ramach projektu przewidujesz stosowanie stawek ryczałtowych (np. do rozliczenia kosztów pośrednich) to rozliczenie następuje w oparciu o przedstawiane we wniosku wydatki będące podstawą wyliczenia stawek. Na wysokość wydatków rozliczanych stawką ryczałtową mają wpływ również wszelkiego rodzaju pomniejszenia, np. korekty finansowe, wydatki uznane za niekwalifikowalne.

Pliki do pobrania

Wszelkie formularze i wzory, które mogą być  potrzebne  w trakcie rozliczania projektu, znajdziesz na naszej stronie w zakładce Dokumenty.