Kwalifikowalność wydatków (zasada konkurencyjności)

Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem unijnym zostaną objęte tylko działania z listy tak zwanych kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie ze wskazanymi w umowie procedurami. Nieprzestrzeganie tych procedur, w tym kluczowej dla realizacji projektów unijnych zasady konkurencyjności, może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dofinansowania. Pamiętaj, że korzystając z dotacji wydatkujesz środki publiczne, a to zobowiązuje.

Kiedy wydatek jest kwalifikowalny?

Wydatek poniesiony przez Ciebie podczas realizacji projektu zostanie uznany za kwalifikowalny, jeżeli spełni wszystkie z poniższych warunków:

• jest zgodny z przepisami prawa, Wytycznymi oraz innymi procedurami, do stosowania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie projektu,
• został faktycznie poniesiony zgodnie z zasadą określoną w podrozdziale 3.1, w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu,
• spełnia warunki określone w programie i SZOP oraz regulaminie wyboru projektów,
• jest niezbędny do realizacji celów projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu lub jego przygotowaniem (o ile SZOP lub regulamin wyboru projektów dopuszcza kwalifikowalność kosztów związanych z przygotowaniem projektu),
• został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
• został należycie udokumentowany zgodnie z wymogami określonymi w Wytycznych oraz z zasadami określonymi przez IZ,
• został rozliczony we wniosku beneficjenta o płatność,
• dotyczy dostarczonych towarów, wykonanych usług lub zrealizowanych robót budowlanych (w tym zaliczek)

Punktem wyjścia dla oceny kwalifikowalności wydatku jest zatwierdzony wniosek o dofinansowanie projektu. Zatwierdzenie wniosku i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie projektu nie oznacza jednak, że wszystkie wydatki przedstawione w trakcie realizacji projektu we wniosku o płatność zostaną poświadczone, zrefundowane lub rozliczone (w przypadku systemu zaliczkowego). Ocena kwalifikowalności poniesionych wydatków jest prowadzona także po zakończeniu realizacji projektu w zakresie obowiązków nałożonych na beneficjenta umową o dofinansowanie projektu oraz wynikających z przepisów prawa.

Czym jest zasada konkurencyjności?

Zasada konkurencyjności to podstawowa procedura, do której przestrzegania beneficjenci zobowiązują się w umowie o dofinansowanie projektu. Jest ona kluczowym elementem zarządzania projektami unijnymi i ma na celu zapewnienie, że postępowania o udzielenie zamówienia będą prowadzone przez beneficjentów w sposób uczciwy, przejrzysty, proporcjonalny oraz efektywny, z zachowaniem uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.

Pamiętaj!

Od 25 marca 2025 roku zasadę konkurencyjności stosuje się w przypadku zamówień, których wartość przekracza 80 tys. zł netto (o ile nie zaistniały przesłanki wyłączenia).

Zasada konkurencyjności w skrócie:

1. Podczas postępowania o udzielenie zamówienia zawsze korzystaj z Bazy Konkurencyjności (bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl) – portalu internetowy umożliwiającego publikację zapytań ofertowych przez beneficjentów zobowiązanych do stosowania zasady konkurencyjności. Chodzi w szczególności o publikację ogłoszeń, składanie ofert oraz komunikację z potencjalnymi wykonawcami.
2. Przystępując do tzw. szacowania wartości zamówienia, poprzedzającego wszczęcie postępowania, pamiętaj o konieczności wykonania go wspólnie dla tej samej kategorii produktów lub usług. W celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności nie można zaniżać wartości zamówienia.
3. W zapytaniu ofertowym zawrzyj: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, termin i sposób składania ofert, termin wykonania zamówienia, informację na temat zakazu konfliktu interesów oraz określenie warunków wprowadzenia istotnych zmian w umowie.
4. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuj w oparciu o zawarte w ogłoszeniu kryteria oceny ofert.
5. Nie zapomnij również o:
   • podpisaniu umowy z wybranym wykonawcą,
   • sporządzenie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia,
   • sporządzeniu oświadczeń o braku powiązań osobowych bądź kapitałowych z wykonawcami, którzy wzięli udział w Twoim postępowaniu,
      z wykonawcami, którzy wzięli udział w Twoim postępowaniu.

Pamiętaj!

Przeprowadzenie postepowania z pominięciem tych wytycznych będzie skutkować nałożeniem korekty, czyli obniżeniem dofinasowania, zgodnie z tzw. taryfikatorem (zapoznaj się z Wytycznymi dotyczącymi sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027).

Szczegółowy opis stosowania zasady konkurencyjności znajdziesz w Rozdziale 3.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. Jeśli masz jakichkolwiek wątpliwości związane z przestrzeganiem zasady konkurencyjności, chętnie pomożemy. Przed opublikowaniem ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności możesz skonsultować je z naszym Wydziałem Kontroli Projektów.

Naszym beneficjentom polecamy również zapoznanie się z podręcznikiem „Zamówienia udzielane
 w ramach projektów – Podręcznik beneficjenta i wnioskodawcy programów polityki spójności 2021-2027”.

Uwaga! Jeśli jesteś podmiotem publicznym, np. jednostką samorządu terytorialnego w pierwszej kolejności zobowiązany jesteś do stosowania Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.