Kontrola projektu
Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości projektu. Dowiedz się, jakie są zasady przeprowadzania kontroli i jak się do niej właściwie przygotować.
Podstawa kontroli
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie możemy poddać Cię kontroli. Zazwyczaj będzie się ona odbywać w Twojej siedzibie bądź w miejscu realizacji projektu. O trybie i terminie kontroli otrzymasz informację minimum 5 dni roboczych przed jej rozpoczęciem.
Projekt może również podlegać kontrolom realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową (czyli właściwy Urząd Kontroli Skarbowej) lub Najwyższą Izbę Kontroli. Instytucje te mają prawo weryfikować prawidłowość prowadzenia zamówień publicznych, oceniać oddziaływanie na środowisko lub zakres udzielanej pomocy publicznej.
Zakres kontroli
W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu, a także przepisami praw krajowego i wspólnotowego. Weryfikowana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym:
1. Dokumenty finansowe:
- oryginały dowodów księgowych, (tj. faktury, rachunki, noty księgowe, listy płac) oraz zawierane umowy,
- dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia (wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW),
- polityka rachunkowości obowiązująca w Twojej firmie,
- wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald,
- dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.
2. Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi, między innymi:
- dokumentacja kadrowa związana z zatrudnianiem osób do 29. roku życia, zielone miejsca pracy,
- dokumentacja związana z przeprowadzonymi postępowaniami, w celu potwierdzenia stosowania „zielonych zamówień”.
3. Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z ustawą Prawo zamówień publicznych lub Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków, w tym:
- sposób szacowania wartości zamówienia,
- upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu,
- potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców,
- otrzymane oferty,
- uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty,
- protokół z udzielonego zamówienia wraz z załącznikami,
- potwierdzenie upublicznienia wyników postępowania,
- treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą.
4. Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów lub rezultatów, takie jak:
- umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie,
- umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia,
- umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z podmiotami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie,
- uzyskane certyfikaty.
5. Procedury archiwizacji dokumentacji projektowej:
- prowadzenie archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie projektu.
6. Działania informacyjno-promocyjne opisane w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta, między innymi:
- oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu,
- oznakowanie dofinansowanych środków trwałych,
- oznakowanie miejsca realizacji projektu,
- informacja na stronie internetowej,
- informacja w social mediach.
Poza weryfikacją dokumentacji nasi kontrolerzy sprawdzają, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie.
Uwaga: W przypadku projektów rozliczanych metodami uproszczonymi (np. kwotami ryczałtowymi) weryfikacji podlegać będzie dokumentacja potwierdzająca stopień wykonania rezultatów, produktów lub zadań ujętych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, zgodnie z zakresem wskazanym w umowie lub wniosku o dofinansowanie. Kontrola w miejscu realizacji projektu będzie skoncentrowana na weryfikacji zgodności zrealizowanych zadań z założeniami wniosku pod kątem ilościowym oraz jakościowym.
Po kontroli – co dalej?
Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Otrzymasz ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeśli nie zgadzasz się z informacją pokontrolną, masz 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści.
Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wykonania.
Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy muszą zostać objęte korektą przyznanego dofinansowania, a dokładnie jego pomniejszeniem, ponieważ kwot wycofywanych z projektu nie można przeznaczać na inne wydatki w tym samym projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.