Nieprawidłowa realizacja projektu oraz wykazanie nieprawidłowości podczas kontroli nierzadko skutkuje koniecznością zwrotu przez beneficjenta części albo nawet całości środków otrzymanych w ramach umowy o dofinansowanie. Jakich błędów unikać jak ognia, żeby nie ryzykować poniesieniem konsekwencji finansowych? Podpowiadamy na przykładzie najczęściej popełnianych błędów w zakresie zamówień publicznych!
Zdecydowana większość nakładanych na beneficjentów korekt wiąże się z niepełnym przestrzeganiem zasady konkurencyjności. Zasada ta jest kluczowym elementem zarządzania projektami unijnymi i ma na celu zapewnienie, że postępowania o udzielenie zamówienia będą prowadzone w sposób przejrzysty, z zachowaniem uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.
Procedurę korygowania nieprawidłowości związanych z udzielaniem zamówień publicznych, a także procentową wartość korekt finansowych ponoszonych w zależności od rodzaju stwierdzonej nieprawidłowości opisują szczegółowo Wytyczne dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027. Dokument ten stanowi wyczerpujące źródło informacji w omawianym temacie, jednak to praktyka pokazuje, z dopilnowaniem jakich wymogów osoby realizujące projekt mają największy problem.
Dlatego właśnie poprosiliśmy nasz Wydział Kontroli Projektów o listę regularnie powtarzających się błędów popełnianych przez naszych beneficjentów na etapie wyboru wykonawcy i skutkujących pomniejszeniem kwoty kosztów kwalifikowalnych. Oto one!
Jako instytucja pośrednicząca we wdrażaniu programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego i czuwająca nad przestrzeganiem zasady konkurencyjności mamy obowiązek kontrolowania między innymi sposobu prowadzenia przez beneficjentów postępowań o udzielenie zamówienia.
stawianie potencjalnym wykonawcom niedozwolonych warunków udziału w postępowaniu, takich jak:
prowadzenie działalności gospodarczej, w tym działalności związanej z przedmiotem zamówienia – korekta w wysokości 10% wydatków kwalifikowalnych
posiadanie wpisu do KRS lub CEIDG lub odpowiednika w kraju, w którym wykonawca prowadzi działalność gospodarczą – korekta w wysokości 10% wydatków kwalifikowalnych
posiadanie polisy OC o wartości co najmniej wartości złożonej oferty – korekta w wysokości 10% wydatków kwalifikowalnych
wysokość wadium i/lub jego formy wniesienia nieproporcjonalna względem przedmiotu zamówienia np. wymóg wniesienia wadium w wysokości powyżej kwoty 1,5% szacunkowej wartości zamówienia (zamówienia poniżej 750 tys. EUR) albo 3% szacunkowej wartości zamówienia (zamówienia powyżej 750 tys. EUR), możliwość wniesienia wadium jedynie w formie gotówki – korekta w wysokości 10% wydatków kwalifikowalnych
posiadanie zakładu, przedstawicielstwa, sprzętu, doświadczenia w konkretnym kraju bądź regionie – korekta w wysokości 25% wydatków kwalifikowalnych
niepełny lub niejednoznaczny opis przedmiotu zamówienia – korekta w wysokości 10% wydatków kwalifikowalnych
niepełny opis kryteriów oceny oferty, tj. brak wskazania wagi kryterium i lub brak precyzyjnego i jednoznacznego opisu sposobu oceny w poza cenowych kryteriach oceny ofert – korekta w wysokości 10% wydatków kwalifikowalnych
nieprawidłowy opis przedmiotu zamówienia odnoszący się do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę (np. system Windows, MS Office) bez dopuszczenia „równoznaczności” bądź wskazania jej zakresu – korekta w wysokości 10% wydatków kwalifikowalnych
ustalenie zbyt krótkiego terminu na składanie ofert (uwaga: należy pamiętać, że bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia) – korekta od 5% nawet do 100% wydatków kwalifikowalnych
w oparciu o inne niż ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny ofert – korekta w wysokości 10% wydatków kwalifikowalnych,
niezgodnej z opisem przedmiotu zamówienia (specyfikacją techniczną) – korekta w wysokości 25% wydatków kwalifikowalnych,
złożonej przez wykonawcę, który nie spełnił warunków udziału w postępowaniu – korekta w wysokości 25% wydatków kwalifikowalnych,
bez zbadania, czy ta lub inna oferta zawierała rażąco niską cenę – korekta w wysokości 25% wydatków kwalifikowalnych.
Konieczność zwrotu do 25% dofinansowania grozi ponadto za dokonanie w umowie istotnej zmiany treści w stosunku do warunków określonych w treści zapytania ofertowego oraz złożonej oferty (np. zmiana zakresu świadczenia, wydłużenie okresu realizacji zamówienia bez uprzedniej informacji o możliwości dokonania takiej zmiany określonej w zapytaniu ofertowym).
Po przeczytaniu tego artykułu masz wrażenie, że zachowanie całości pozyskanego dofinansowania graniczy z cudem? Nic z tych rzeczy! Nam również zależy na tym, aby nakładać jak najmniej korekt, dlatego cyklicznie organizujemy szkolenia z tematyki zamówień publicznych oraz spotykamy się z osobami podpisującymi umowy o dofinansowanie, aby opowiedzieć im o prawidłowej realizacji projektu.
Staramy się również minimalizować liczbę popełnianych błędów, zachęcając do konsultowania wymogów zasady konkurencyjności z pracownikami Wydziału Kontroli Projektów (j.szpak@cop.lodzkie.pl), którzy chętnie opiniują przesłane zapytania ofertowe oraz ogłoszenia przygotowane do publikacji w bazie konkurencyjności.
Dzięki takich działaniom nie mamy coraz więcej beneficjentów, którzy przechodzą przez żmudny proces realizacji bez jakichkolwiek zastrzeżeń, jednocześnie będąc przykładem dobrych praktyk dla kolejnych firm i podmiotów sektora publicznego.
