Polityka prywatności

Centrum Obsługi Przedsiębiorcy (COP) z siedzibą w Łodzi, 90-101, ul. Moniuszki 7/9, pełniąc funkcję Instytucji Pośredniczącej dla programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027, jest administratorem danych osobowych,
czyli podmiotem, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych m.in. wnioskodawców, beneficjentów, pełnomocników, partnerów oraz ich pracowników, jak również podmiotów, które realizowały dostawy lub usługi finansowane
ze środków UE (dostarczone w związku z obowiązkiem dokumentowania wydatków w projekcie).

Zadania związane z realizacją programów operacyjnych polegają m.in. na:

1. ogłaszaniu naborów i wyborze projektów do dofinansowaniu,
2. zawieraniu umów o wykonanie i dofinansowanie projektu,
3. nadzorowaniu wykonania projektów, ich ewaluacji, kontroli i audytu,
4. ocenianiu działań informacyjno-promocyjnych podejmowanych przez Beneficjentów, w tym upowszechniania informacji
   na temat udzielonego wsparcia,
5. odbiorze projektów, ich oceny i sprawozdawczości oraz rozliczenia finansowego,
6. gdy będzie miało to zastosowanie ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń,
7. upowszechnianiu informacji o planowanych i ogłaszanych konkursach, wiedzy na temat aplikowania o środki, w tym organizowanych szkoleniach, warsztatach, spotkaniach informacyjnych, konsultacjach bezpośrednich, telefonicznych
   lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, czy komunikatorów,
8. popularyzowaniu efektów zadań zrealizowanych w ramach dofinansowanych projektów.

W poprzednich perspektywach finansowania 2007-2013 i 2014-2020 administratorami danych w ww. zakresie byli odpowiednio:

• Minister właściwy ds. rozwoju regionalnego, siedziba: 00-926 Warszawa, ul. Wspólna 2/4, iod@mfipr.gov.pl
• Zarząd Województwa Łódzkiego, siedziba: 90-051 Łódź, al. Piłsudskiego 8, iod@lodzkie.pl

którzy powierzyli przetwarzanie danych COP.

W COP wyznaczono osobę odpowiedzialną za ochronę danych osobowych. Z Inspektorem ochrony danych można się kontaktować
za pośrednictwem maila: iod@cop.lodzkie.pl. Dane osobowe IOD znajdują się w zakładce kontakt.

Rola podmiotu/ szczegółowe cele:

COP jako administrator danych przetwarza dane w celu:

• naboru i wyboru projektu do dofinansowania oraz upowszechnienie informacji o wynikach konkursów,
• zawarcia umów o wykonanie i dofinansowanie projektów,
• nadzoru nad wykonaniem projektu, jego ewaluacji, kontroli, audytu,
• oceny działań informacyjno-promocyjnych,
• odbioru projektu, jego oceny i sprawozdawczości oraz rozliczenia finansowego,
• gdy będzie miało to zastosowanie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• wypełnienia obowiązków archiwizacyjnych. 

Kategorie osób:

• wnioskodawcy, beneficjenci, pełnomocnicy, partnerzy oraz ich pracowników,
• osoby, którym beneficjent powierzył realizację zadań w ramach Projektu,
• uczestnicy Projektów,
• osoby fizyczne, których dane widnieją na dokumentach potwierdzających kwalifikowalność wydatków.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku z realizacją praw i obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie lub do podjęcia działań poprzedzających jej zawarcie,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Funduszy na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji
  i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami
  i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231.159 z dnia 30 czerwca 2021 r.) oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027.

Obowiązek / dobrowolność podania danych:

Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy, wynika z przepisów prawa i jest niezbędny do dokonania oceny wniosku i prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie, oraz realizacji uprawnień i obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Niepodanie danych może skutkować negatywną oceną wniosku lub nie zawarciem umowy o dofinansowanie, niepodanie danych na etapie realizacji umowy uniemożliwia wywiązanie się z obowiązków nałożonych na beneficjenta umową o dofinansowanie.

Okres przechowywania:

Dane będą przechowywane do czasu rozliczenia programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027 z uwzględnieniem obowiązku archiwizacji dokumentów, zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi uzgodnionymi z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym.

Rola podmiotu/ szczegółowe cele:

COP jako administrator danych przetwarza dane w celu:

• wyboru instytucji wdrażającej fundusz powierniczy,
• zawarcia umowy o finansowanie,
• nadzorowania wykonania projektu, jego ewaluacji, kontroli i audytu,
• oceny działań promocyjno-informacyjnych,
• rozliczenia projektu, jego oceny i sprawozdawczości oraz rozliczenia finansowego,
• ewentualnie ustalenia, dochodzenia lub obrona przed roszczeniami,
• wypełnienia obowiązków archiwizacyjnych. 

Kategorie osób:

• osoby reprezentujące Bank Gospodarstwa Krajowego,
• partnerzy finansujący (w ramach podpisanych umów operacyjnych),
• osoby reprezentujące partnerów finansujących,
• ostatecznych odbiorców wsparcia w ramach realizacji umowy o finansowanie (podpisujący umowy inwestycyjne),
• osoby fizyczne, których dane zostały przekazane w celu potwierdzenia kwalifikowalności wydatków.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku z realizacją praw i obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie lub do podjęcia działań poprzedzających jej zawarcie
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Funduszy na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji
  i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami
  i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231.159 z dnia 30 czerwca 2021 r.) oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027

Obowiązek / dobrowolność podania danych:

Podanie danych osób reprezentujących BGK jest warunkiem zawarcia umowy.

Obowiązek dostarczenia danych ostatecznych odbiorców wsparcia oraz osób, których dane będą przekazane w celu potwierdzenia kwalifikowalności wydatków wynika z przepisów prawa i został nałożony na BGK umową o dofinansowanie projektu.

Administrator może również pobierać dane z rejestrów publicznych.

Okres przechowywania:

Dane będą przechowywane do czasu rozliczenia programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027 z uwzględnieniem obowiązku archiwizacji dokumentów, zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi uzgodnionymi z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym.

Rola podmiotu/ szczegółowe cele:

COP jako administrator danych przetwarza dane w celu:

• wybór ekspertów do udziału w wykonywaniu zadań IP,
• upublicznienia danych ekspertów biorących udział w pracach Komisji Oceny Projektów,
• zawarcia i rozliczenia umowy zlecenia,
• zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
• gromadzenia dowodów księgowych,
• przekazywanie informacji o zawartych umowach do Ministra Finansów celem publikacji w rejestrze umów,
• prowadzenia audytu, kontroli i sprawozdawczości z działań realizowanych w programie operacyjnym, w którym ekspert wykonuje działania,
• wypełnienia obowiązków archiwizacyjnych.

Kategorie osób:

• Kandydaci na ekspertów.
• Eksperci.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku z realizacją praw i obowiązków wynikających z umowy lub do podjęcia działań poprzedzających jej zawarcie,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawą z dnia
  13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 84 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych
  ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 w związku z art. 34a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Obowiązek / dobrowolność podania danych:

W celu wyznaczenia osób mających odpowiednią wiedzę, umiejętności i doświadczenie m.in. do wyboru projektów do dofinansowania, oceny prawidłowości realizacji umów przez beneficjentów i rozstrzygania składanych przez nich odwołań oraz nawiązania kontaktu dane osobowe kandydatów na Ekspertów są udostępniane przez Zarząd Województwa Łódzkiego prowadzący Wykaz ekspertów, zgodnie z art. art. 8 ust. 1 pkt 2 oraz art. 81 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027.

Warunkiem zawarcia umowy jest podanie danych osobowych, ich niepodanie uniemożliwia jej zawarcie.

Okres przechowywania:

Dane będą przechowywane do czasu rozliczenia programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027 z uwzględnieniem obowiązku archiwizacji dokumentów, zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi uzgodnionymi z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym.

Rola podmiotu/ szczegółowe cele:

COP jako administrator danych przetwarza dane w celu wypełniania obowiązków Instytucji Pośredniczącej związane
z upublicznieniem danych dot. organizowanych konkursów.

Kategorie osób:

• Wnioskodawcy,
• Beneficjenci.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Funduszy na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji
  i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami
  i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231.159 z dnia 30 czerwca 2021 r.) oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027.

Obowiązek/ dobrowolność podania danych:

Administrator danych zebrał dane na etapie ogłaszania konkursów o dofinansowanie w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027.

Podanie danych jest warunkiem udziału w konkursie – zasady konkursu określone są każdorazowo w Regulaminie, w którym beneficjenci informowani są o obowiązku podania ich danych do publicznej wiadomości.

Niepodanie danych może skutkować negatywną oceną wniosku lub nie zawarciem umowy o dofinansowanie.

Okres przechowywania:

Dane osób fizycznych będą upublicznione na stronie przez okres 2 lat od dnia pierwotnej publikacji na stronie (art. 49 ust. 2 rozporządzenia ogólnego).

Rola podmiotu/ szczegółowe cele:

COP jako administrator danych przetwarza dane w celu:

• realizacji strategii komunikacji, w tym informowania o prowadzonych działaniach informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych adresowanych do grup: opinii publicznej/odbiorców, potencjalnych beneficjentów, beneficjentów, potencjalnych uczestników projektów i uczestników projektów, podmiotów wdrażających instrumenty finansowe, potencjalnych ostatecznych odbiorców wsparcia z instrumentów finansowych,
• udzielania informacji o organizowanych konkursach i obowiązujących regulaminach,
• udostępniania dokumentacji w trakcie audytu i kontroli,
• sprawozdawczości z działań realizowanych w programie operacyjnym,
• wypełniania obowiązków archiwizacyjnych.

Kategorie osób:

• odbiorcy informacji o uruchamianiu konkursów, naborze wniosków, zaproszeniach do wzięcia udziału w organizowanych wydarzeniach, osoby do kontaktu wskazane we wnioskach o dofinansowanie,
• osoby korzystające z konsultacji telefonicznych, bezpośrednich za pośrednictwem poczty elektronicznej lub czatu.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Funduszy na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji
  i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami
  i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231.159 z dnia 30 czerwca 2021 r.) oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027

Obowiązek/ dobrowolność podania danych:

Administrator danych zbiera dane na etapie ogłaszania konkursów o dofinansowanie w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027. Wymóg podania danych wynika z przepisów prawa.

W przypadku konsultacji indywidualnych dane zbierane są na formularzach a obowiązek ich podania wynika z przyjętej zasady rozliczalności usług świadczonych w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027.

W przypadku osób kontaktujących się telefonicznie czy poprzez czat podanie danych jest dobrowolne, za pośrednictwem poczty elektronicznej podanie danych jest konieczne do uzyskania odpowiedzi.

Okres przechowywania:

Dane będą przechowywane do czasu rozliczenia programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027 z uwzględnieniem obowiązku archiwizacji dokumentów, zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi uzgodnionymi z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym, nie dłużej niż do wniesienia sprzeciwu w przypadku realizowania zadań w oparciu o art. 6 ust. 1 lit e RODO.

Rola podmiotu/ szczegółowe cele:

COP jako administrator danych przetwarza dane w celu:

• rejestracji subskrybenta,
• wysyłki newslettera,
• udostępniania dokumentacji w trakcie audytu i kontroli,
• sprawozdawczości z działań realizowanych w programie operacyjnym,
• wypełnienia obowiązków archiwizacyjnych.

Kategorie osób:

• Subskrybenci newslettera

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Funduszy na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji
  i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami
  i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231.159 z dnia 30 czerwca 2021 r.) oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027.

Obowiązek/ dobrowolność podania danych:

Administrator danych zebrał dane za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie www.cop.lodzkie.pl.

Zapis na newslettera jest dobrowolny, korzystanie z usługi wymaga podania danych. Brak danych uniemożliwia realizację wysyłki.

Okres przechowywania:

Do czasu rezygnacji subskrybenta z usługi newsletter.

Rola podmiotu/ szczegółowe cele:

COP jako administrator danych przetwarza dane w celu:

• rekrutacji uczestnika na spotkanie informacyjne, szkolenie,
• obsługi szkolenia,
• udostępniania dokumentacji do celów audytu, kontroli,
• sprawozdawczości działań realizowanych w programie operacyjnym,
• udostępniania dokumentacji w trakcie audytu i kontroli,
• wypełnienia obowiązków archiwizacyjnych.

Kategorie osób:

• Uczestnicy zapisujący się na wydarzenia.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Funduszy na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji
  i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami
  i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231.159 z dnia 30 czerwca 2021 r.) oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027
• art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom
  z niepełnosprawnościami.

Obowiązek/ dobrowolność podania danych:

Dane zebrane za pośrednictwem formularzy udostępnionych na stronie internetowej www.cop.lodzkie.pl

Uczestnictwo w wydarzeniu jest dobrowolne, ale wymaga podania danych z uwagi na rozliczalność usług świadczonych w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027. Niepodanie danych uniemożliwia rezerwację miejsca.

Podanie informacji umożliwiających wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez COP jest dobrowolne, niepodanie danych może utrudnić udział w wydarzeniu.

Okres przechowywania:

Dane będą przechowywane do czasu rozliczenia programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027 z uwzględnieniem obowiązku archiwizacji dokumentów, zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi uzgodnionymi z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym.

Rola podmiotu/ szczegółowe cele:

COP jako administrator danych przetwarza dane w celu:

• realizacji strategii komunikacji, w tym kampanii promocyjnych, materiałów foto, audio, video i drukowanych, zawierających miejsca realizacji projektów dofinansowanych ze środków UE,
• udostępniania materiały innym podmiotom zaangażowanym we wdrażanie Funduszy Europejskich,
• udostępniania dokumentacji do celów audytu, kontroli,
• sprawozdawczości z działań realizowanych w programie operacyjnym,
• wypełnienia obowiązków archiwizacyjnych.

Kategorie osób:

Beneficjenci i osoby utrwalone na zdjęciach i filmach w miejscu realizacji projektu.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO zgoda osoby na utrwalenie i rozpowszechnianie wizerunku, jej wycofanie a co za tym idzie żądanie usunięcia danych osobowych będzie realizowane tylko w przypadku zdjęć jeszcze nie opublikowanych.

Obowiązek/ dobrowolność podania danych:

W przypadku utrwalania i rozpowszechniania zdjęć osoba dobrowolnie wyraża chęć uczestnictwa w sesji zdjęciowej, zgoda utrwalana jest na formularzu, materiały foto, audio, video i drukowane wykorzystywane są w działaniach informacyjno- promocyjnych przez wszystkie podmioty zaangażowane we wdrażanie Funduszy Europejskich.

Okres przechowywania:

Do czasu podjęcia decyzji o zaprzestaniu korzystania z materiałów w ramach realizacji działań informacyjno-promocyjnych.

Rola podmiotu/ szczegółowe cele:

COP jako administrator danych przetwarza dane w celu:

• rozpowszechniania wiedzy dot. dotacji unijnych
• promowania organizowanych wydarzeń,
• umożliwienia wchodzenia w interakcje i kontakt z COP,
• udostępniania dokumentacji do celów audytu, kontroli,
• sprawozdawczości działań realizowanych w programie operacyjnym.

Kategorie osób:

Użytkownicy FB i YouTube.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. e RODO realizacja zadania publicznego w związku z ustawą z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027.

Obowiązek/ dobrowolność podania danych:

Dane pochodzą z profili osób inicjujących kontakt (obserwujących, wchodzących w reakcję, wysyłających wiadomości za ich pośrednictwem).

Okres przechowywania:

Dane nie są archiwizowane poza serwerami, na których prowadzone są portal społecznościowy czy kanał.

Dostęp do danych istnieje do czasu podjęcia decyzji o zaprzestaniu ich prowadzenia.

Rola podmiotu/ szczegółowe cele:

COP jako administrator danych przetwarza dane w celu:

• umożliwienia wygodnego korzystania z serwisów internetowych oraz usług dostępnych na nich,
• prowadzenia statystyk, pomiarów jakości i skuteczności (narzędzie Google Analytics),
• popularyzacji fanpagu i kanału COP (używane są pliki cookies portalu społecznościowego Facebook i kanału Youtube).

Kategorie osób:

Użytkownicy strony:

www.cop.lodzkie.pl, www.bip.cop.lodzkie.pl, www.facebook.com/cop.lodzkie, www.youtube.com/@centrumobsugiprzedsiebiorc4159/featured

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO zgoda na zapisywanie plików cookies zbierana na podstawie ustawy z 16 lipca 2004 r. dnia Prawo telekomunikacyjne,
• art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z realizacją zadań publicznych wskazanych w ustawie z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027

Obowiązek/ dobrowolność podania danych:

Podanie danych jest dobrowolne, jednak bez odpowiednich ustawień działanie pewnych funkcjonalności może być utrudnione.

Za pośrednictwem strony automatycznie zbierane są tylko dane, w zakresie, w jakim jest to niezbędne do zarządzania nimi (w tym pliki tekstowe (ang. „cookies”), żądanie strony wysyłane przez użytkownika, datę i godzinę żądania oraz wysłania odpowiedzi, dane urządzenia (np. model sprzętu), typ przeglądarki, język przeglądarki, typ systemu operacyjnego, adres IP – każdy komputer podłączony do Internetu ma przypisany niepowtarzalny numer, czyli adres IP; na jego podstawie można np. zidentyfikować kraj, z którego dany użytkownik łączy się z siecią, wysyłane do komputera użytkownika podczas odwiedzania strony internetowej).

Zgoda jest zbierana przy pierwszym wejściu na serwisy (wyświetlany jest baner). Użytkownik poprzez zmianę ustawień może nie wyrazić zgody na gromadzenie danych, wówczas korzystanie ze strony może być utrudnione.

Okres przechowywania:

Dane osobowe będą przechowywane przez okres funkcjonowania serwisów internetowych.

W związku z prowadzoną działalnością COP może przekazywać dane osobowe następującym podmiotom:

• podmiotom, którym Instytucja Zarządzająca powierzyła wykonywanie zadań związanych z realizacją poszczególnych programów operacyjnych, w tym w szczególności podmiotom pełniącym funkcje instytucji pośredniczących i zarządzających,
• instytucjom, organom i agencjom Unii Europejskiej, a także innym podmiotom, którym UE powierzyła wykonywanie zadań związanych z wdrażaniem poszczególnych programów operacyjnych,
• podmiotom wspierającym COP w prowadzonej działalności (np. dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym działalność COP, firmom szkoleniowym, firmom świadczącym usługi kurierskie i pocztowe), przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z COP i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
• organom administracji państwowej na podstawie obowiązujących przepisów prawa,
• dane mogą być udostępniane i przekazywane podmiotom trzecim, w ramach prowadzonych w COP czynności kontrolnych i audytorskich, na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub podpisanych umów,
• użytkownikom stron internetowych, na których upubliczniane są dane m.in. wnioskodawców, beneficjentów, osób uczestniczących
  w popularyzacji efektów zrealizowanych zadań,
• osobom wnioskującym o dostęp do informacji publicznej.

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez COP przysługuje prawo do:

• dostępu do danych oraz ich sprostowania, a na czas jego realizacji żądania ograniczenia ich przetwarzania;
• sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych w związku z realizacją zadań publicznych z zachowaniem dobrowolności skorzystania z oferty np. prowadzenia niektórych działań informacyjnych i promocyjnych;
• wycofania zgody na przetwarzanie danych na warunkach wskazanych w formularzu zgody (podjęte działania przed jej wycofaniem pozostają zgodne z prawem);
• wniesienia skargi na działania COP do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (szczegółowa informacja na stronie www.uodo.gov.pl), w przypadku przetwarzania danych niezgodnie z prawem,
• bycia poinformowanym o zdarzeniu naruszenia ochrony danych oraz m.in. o podjętych środkach zaradczych, jeżeli w toku działania COP dojdzie do incydentu, który może powodować wysokie naruszenie praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Prawo do usunięcia danych nie przysługuje z uwagi na obowiązek archiwizacji dokumentów, wynikający z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a prawo do przenoszenia danych, z uwagi nie stosowanie przesłanek przetwarzania, z jakim to prawo jest powiązane.

Szczegółowa informacja o sposobie realizacji wniosków w zakresie realizacji praw osób.

Dane nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, które byłyby powodem innych skutków prawnych lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na prawa i interesy podmiotów danych.

COP informuje, że wdrożone przez niego środki techniczne i organizacyjne zapewniają wystarczające gwarancje przetwarzania danych, zgodnie z wymaganiami określonymi w RODO oraz należycie chroni dane osobowe w tym zakresie.

COP jako administrator danych może zmieniać i uzupełniać postanowienia dokumentu do potrzeb wynikających ze zmiany warunków przetwarzania danych osobowych (np. w związku z nowymi obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa).

Osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z inspektorem ochrony danych we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy RODO.

Wnioski w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą mogą zostać złożone:

1. osobiście w siedzibie COP w Łodzi przy ul. Moniuszki 7/9, po okazaniu dokumentu poświadczającego tożsamość;
2. drogą elektroniczną, za pośrednictwem platformy ePUAP z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

Jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie?

Aby móc przyjąć zgłoszenie i je przeanalizować, a także przygotować na nie odpowiedź, należy przekazać, co najmniej:

1. dane identyfikacyjne, które pozwolą zidentyfikować, w jakich procesach dane osobowe w COP były przetwarzane (imię i nazwisko, numer PESEL – jeżeli był w naszej dyspozycji, adres zamieszkania, numer telefonu, e-mail),
2. z jakiego prawa i w jakim zakresie chcesz skorzystać,
3. jaki jest preferowany kanał kontaktu zwrotnego.

W tym celu można również skorzystać z formularzy udostępnionych na stronie COP.

Prawo do sprzeciwu w przypadku realizowania przesyłania jej drogą elektroniczną można zrealizować poprzez link służący wypisania się
z subskrypcji lub udostępniony na stronie formularz.

Aby zrealizować prawo do wycofania zgody w przypadku utrwalenia i rozpowszechniania wizerunku w materiałach promocyjnych należy się skontaktować wysyłając informację na adres promocja@cop.lodzkie.pl.

Czas rozpatrzenia

COP udziela odpowiedzi na każde zgłoszone żądanie realizacji ww. prawa bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca. Odpowiedzi udziela się w tej samej formie, w której żądanie zostało zgłoszone, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda udzielenia odpowiedzi w innej formie.

W wyjątkowych sytuacjach, tj. z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań w danym okresie, termin realizacji może się przedłużyć o kolejne 2 miesiące, o czym wnoszący zostanie poinformowany nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania, z podaniem przyczyny przedłużenia.

W przypadku, gdy nie ma podstaw do realizacji żądania osoby, której dane dotyczą, Administrator Danych informuje o tym osobę, której dane dotyczą, wskazując powody niepodejmowania działań oraz informując o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.

Administrator Danych informuje o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych każdego odbiorcę, któremu ujawniono dane osobowe, chyba że byłoby to niemożliwe lub wymagające niewspółmiernie dużego wysiłku.

Za niewspółmierny duży wysiłek Administrator Danych uważa sytuację, gdy wysiłek włożony w przekazanie informacji jest nieproporcjonalny i w danym przypadku nieuzasadniony względem celu, dla którego wysiłek ten miałby być podjęty.

Za niewspółmierny duży wysiłek uważa się:

1. brak kontaktu mailowego;
2. nieznajomość tożsamości odbiorców w chwili dokonania sprostowania lub usunięcia;
3. poinformowanie o zmianie odbiorców, którym udostępniono dane osobowe wcześniej, niż rok od chwili dokonania sprostowania lub usunięcia danych.

Informacje dodatkowe

Każda osoba realizująca prawo do informacji musi podać dane osobowe pozwalające ustalić jej tożsamość i porównać z danymi osobowymi zgromadzonymi w COP. Podane dane będą przetwarzane w celu realizacji złożonego wniosku, nie będą nikomu udostępniane. Wnioski będą przechowywane przez okres 10 lat.