Obowiązki informacyjno-promocyjne

Prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych jest nieodłącznym elementem realizacji projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich. Działania te są równie istotne, jak wszystkie pozostałe i jako takie podlegają kontroli. Jeżeli jesteś beneficjentem prowadzącym projekt z Funduszy Europejskich masz obowiązek informowania opinii publicznej, uczestników i odbiorców ostatecznych projektu o uzyskanym dofinansowaniu.

Co warto wiedzieć?

Obowiązki informacyjne należy wypełniać od momentu podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu, aż do końca realizacji projektu lub do końca okresu trwałości projektu (w zależności od rodzaju podejmowanego działania).

Co istotne, obowiązki informacyjne dotyczą nie tylko beneficjentów dotacji, ale także podmiotów wdrażających środki pozadotacyjne oraz ich ostatecznych odbiorców. Jeśli więc realizujesz projekt w formie instrumentów finansowych, w ramach którego udzielasz wsparcia na rzecz pożyczkobiorców pamiętaj, że również te podmioty muszą wziąć udział w komunikacji programu regionalnego i to Ty ponosisz za to odpowiedzialność. Oczywiście możesz je do tego zobowiązać, stosując odpowiednie zapisy w umowach.

Realizacja działań informacyjno-promocyjnych podlega kontroli, dlatego warto je dokumentować (dokumentację możesz przechowywać w formie papierowej albo elektronicznej). W przypadku, gdy nie wywiążesz się z obowiązków w tym zakresie wezwiemy Cię do działań zaradczych – jeśli nie podejmiesz ich w określonym czasie dofinansowanie Twojego projektu będziemy zmuszeni pomniejszyć nawet o 3%.

W jaki sposób komunikować pozyskanie dofinansowania?

Aby należycie wypełnić obowiązek związany z komunikacją Funduszy Europejskich zastosuj się do poniższych wskazówek:

• W miejscu realizacji projektu umieść plakat lub tablicę informacyjną (w zależności od rodzaju oraz całkowitego kosztu projektu). W przypadku plakatu zrób to niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji projektu, nie później niż miesiąc od uzyskania dofinansowania (na wykonanie i montaż tablicy masz maksymalnie dwa miesiące).
• Jeśli posiadasz stronę internetową, dodaj na niej opis dofinansowanego projektu uzupełniony o ciąg znaków (znaki: FE, barw RP, UE oraz województwa łódzkiego). Pod koniec realizacji projektu pamiętaj o aktualizacji opisu o osiągnięte efekty.
• Zamieść opis projektu w mediach społecznościowych (jeśli nie masz takiego profilu, musisz go założyć). Pod każdym postem dotyczącym projektu stosuj hasztagi: #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie.
• Przed rozpoczęciem użytkowania zakupionych lub powstałych w projekcie produktów, sprzętów, maszyn czy środków transportu, w widocznym miejscu umieść na nich naklejki. Zasada ta nie dotyczy przedmiotów użytku codziennego, które mają charakter pomocniczy (np. meble, akcesoria biurowe, wieszaki). 
• Każdorazowo zamieszczaj ciąg znaków na:
• dokumentach związanych z realizacją projektu
   (np. dokumentacja przetargowa, ogłoszenia, raporty, wzory umów)
• materiałach promocyjnych dotyczących projektu
   (np. ulotki, broszury, e-publikacje, notatki prasowe, newslettery)
• materiałach dla uczestników oraz odbiorców projektu
   (np. zaproszenia, certyfikaty, prezentacje, listy obecności, mailingi)
• Na końcu materiałów audio (np. spoty, audycje radiowe) każdorazowo dodawaj informację słowną: „Projekt dofinansowany przez Unię Europejską”.
• Organizując spotkanie informacyjne na temat projektu, pamiętaj o odpowiednim oznakowaniu miejsca spotkania i słownym poinformowaniu uczestników o uzyskanym dofinansowaniu.
• Komunikuj ekologicznie – jeśli to możliwe, zrezygnuj z publikacji drukowanych
   na rzecz elektronicznych, stosuj odniesienia do QR kodów, unikaj stosowania gadżetów

Co więcej, realizacja projektu o wartości większej niż 5 mln euro nakłada na Ciebie dodatkowy obowiązek:

• Jeżeli Twój projekt ma znaczenie strategiczne lub jego całkowity koszt przekracza 10 mln euro, w ważnym momencie realizacji projektu (np. rozpoczęcie inwestycji albo jej oddanie do użytkowania) musisz zorganizować wydarzenie lub działanie informacyjno-promocyjne (np. konferencję prasową) z udziałem przedstawicieli Komisji Europejskiej i Instytucji Zarządzającej.
• Jeżeli całkowity koszt Twojego projektu przekracza 5 mln euro musisz poinformować instytucję, która przyznała dofinansowanie o ważnych etapach w projekcie i planowanych wydarzeniach informacyjnych i promocyjnych związanych z realizacją projektu.

Istotne dokumenty i materiały do pobrania

Szczegółowy opis obowiązków informacyjno-promocyjnych znajdziesz w podpisanej z naszym Centrum umowie o dofinansowanie projektu oraz w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji.

Z kolei zasady konstruowania layoutów materiałów poświęconych projektowi oraz stosowania znaku marki Fundusze Europejskie, znaku barw Rzeczpospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej oraz znaków współwystępujących znajdziesz w Księdze Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021-2027

Na oficjalnej stronie programu FEŁ2027 pobierzesz dodatkowo Kartę Wizualizacji marki FEŁ2027, wszystkie potrzebne znaki i ich zestawienia, a także gotowe szablony plakatów, tablic i naklejek.

Promuj z nami swój projekt!

Masz ciekawe zdjęcia, materiały graficzny albo filmy wideo dotyczące realizowanego projektu? Prześlij je nam, a my chętnie wesprzemy Cię naszymi działaniami promocyjnymi! Możesz również zgłosić się do Centrum z prośbą o przygotowanie dla Ciebie multimedialnego success story lub relacji z powiązanego z projektem wydarzenia. My z pewnością będziemy zachęcać Cię do wzięciu udziału w naszych spotkaniach, a także eventach organizowanych przez instytucje wdrażające program regionalny.

Gdzie uzyskać informacje w przypadku wątpliwości?

Jeśli masz pytania dotyczące interpretacji Podręcznika, Księgi Tożsamości lub Karty Wizualizacji, skontaktuj się z Punktem Informacyjnym FE: PIFE.Lodz@lodzkie.pl lub swoim opiekunem projektu.